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Facture freelance conforme

Une facture manquante ou non conforme peut engager votre responsabilité fiscale. Voici toutes les mentions obligatoires et les règles à respecter en 2025.

Checklist des mentions obligatoires

  • Numéro de facture : unique, séquentiel et chronologique
  • Date d'émission de la facture
  • Vos coordonnées : nom/raison sociale, adresse, numéro SIRET
  • Coordonnées du client : nom/raison sociale, adresse (et SIRET si professionnel)
  • Description de la prestation : nature, quantité, prix unitaire HT
  • Total HT et total TTC
  • Mention TVA : taux + montant, ou mention franchise art. 293 B
  • Date d'échéance de paiement
  • Pénalités de retard : taux applicable (minimum 3× taux BCE) et indemnité forfaitaire 40 €
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Règles de numérotation

La numérotation doit être chronologique et sans rupture. Il est interdit de supprimer ou modifier une facture émise. Pratiques courantes :

  • 2025-001, 2025-002… (réinitialisé chaque année)
  • FK-2025-001 (préfixe + année + numéro séquentiel)
  • 20250101-001 (date + séquentiel)

Le générateur Freelkit gère automatiquement la numérotation selon votre préférence.

Mention TVA selon votre régime

RégimeMention sur facture
Franchise en base (CA < 37 500 €) TVA non applicable – Art. 293 B du CGI
TVA applicable (20 %) Montant HT + TVA 20 % + Montant TTC
Client UE (B2B hors France) Auto-liquidation par le preneur + votre n° TVA intracom

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire

Obligatoires sur toute facture B2B depuis la loi LME :

  • Taux pénalités : minimum 3 fois le taux d'intérêt légal de la BCE (en pratique souvent 10-15 % /an dans les CGV)
  • Indemnité forfaitaire : 40 € par facture en retard de paiement (obligatoire à mentionner)
  • Ces mentions s'appliquent dès que votre client est un professionnel (B2B)

Exemple de mention : « En cas de retard de paiement, des pénalités de 10 % par an seront appliquées, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € (art. L441-10 du Code de commerce). »

Délais de paiement légaux

Le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de la date d'émission ou de réception des marchandises/services. Par accord contractuel, ce délai peut être porté à 60 jours calendaires (ou 45 jours fin de mois). Au-delà, les pénalités s'appliquent automatiquement.

Exemple de facture freelance annotée

Voici les zones clés d'une facture freelance conforme pour une mission de conseil :

FACTURE N° FAC-2026-003 — Date : 31 mars 2026

Émetteur : Jean Dupont — Consultant IT, 12 rue de la Paix, 75001 Paris — SIRET : 123 456 789 00012

Client : ESN Groupe SA, 8 avenue des Champs, 75008 Paris — SIRET : 987 654 321 00015

Prestation : Mission de conseil en architecture logicielle — 15 jours × 700 €/jour HT

Total HT : 10 500 €

TVA non applicable – Art. 293 B du CGI

Total TTC : 10 500 €

Échéance : 30 avril 2026 | Paiement par virement : IBAN FR76 XXXX…

En cas de retard : pénalités 10 %/an + indemnité forfaitaire 40 € (art. L441-10 C. com.)

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Erreurs fréquentes sur les factures freelance

Ces erreurs peuvent entraîner un refus de paiement ou un redressement fiscal :

  • Pas de numéro de facture ou numérotation non séquentielle (ex. sauter de 2026-003 à 2026-010)
  • SIRET manquant : obligatoire depuis le 1er janvier 2023 pour toute facture B2B
  • Mention TVA absente : si vous êtes en franchise, la mention art. 293 B est obligatoire — sans elle, votre client peut réclamer la TVA que vous n'avez pas collectée
  • Date d'échéance manquante : la mention "à réception" n'est pas une date d'échéance légale — précisez une date calendaire
  • Pénalités de retard non mentionnées : obligatoires en B2B depuis la loi LME
  • Modifier une facture déjà émise : interdit. Émettez un avoir, puis une nouvelle facture
  • Facture en devise étrangère sans équivalent EUR : si vous facturez en dollars ou livres, l'équivalent en euros doit figurer sur la facture

Facture électronique : ce qui change en 2026

La réforme de la facturation électronique obligatoire entre en vigueur progressivement à partir de 2026 pour les transactions B2B en France.

DateObligationConcerne
1er sept. 2026Réception de factures électroniquesToutes les entreprises
1er sept. 2026Émission via PPF ou PDPGrandes entreprises
1er sept. 2027Émission via PPF ou PDPETI, PME, micro-entreprises

En tant que freelance en micro-entreprise, vous aurez jusqu'au 1er septembre 2027 pour émettre vos factures via un portail certifié (PPF ou PDP agréé). En attendant, le PDF envoyé par email reste valide. Freelkit suivra l'évolution réglementaire.

Facture d'avoir : comment corriger une facture

Vous ne pouvez pas modifier une facture déjà émise. Si une erreur est constatée (montant, coordonnées, TVA), vous devez :

  1. Émettre une facture d'avoir qui annule totalement ou partiellement la facture d'origine (mention : "Avoir sur facture N° XXX")
  2. Émettre une nouvelle facture avec les informations corrigées et un nouveau numéro
  3. Conserver les deux documents (facture originale + avoir) dans votre comptabilité

L'avoir doit référencer explicitement le numéro de la facture annulée et comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture.

Cas courant : vous avez oublié d'ajouter la TVA ou fait une erreur de montant. Émettez un avoir total sur la facture erronée, puis refacturez correctement avec un nouveau numéro.

Délais de conservation des factures

Les factures freelance doivent être conservées pendant :

  • 10 ans à des fins comptables et fiscales (article L123-22 du Code de commerce)
  • 6 ans pour le droit de contrôle de l'administration fiscale

Conservez-les dans un format non modifiable (PDF ou format électronique certifié). En cas de contrôle, l'absence de factures peut entraîner un redressement fiscal avec pénalités.